01. 생산성을 높이기 위한 툴이란?

 

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일반적으로 생산성은 투입한 자원에 대비해 생산물의 양이 얼마나 되는지를 이야기할 때 쓰는 말이다. 자본주의 사회에서는 개인이든 기업이든 생산성을 높이기 위해 노력한다. 특히 루틴화된 업무의 생산성을 높이기 위해서는 적절한 툴(Tool)을 활용하는 것이 효과적이다. 생산성을 높이는 데 도움이 되는 툴에 대한 관심이 높아져서인지 관련 온라인 서비스나 스마트폰 앱들이 많이 생겼다. 새로 등장한 온라인 서비스나 앱 외에 기존에 사용자가 많은 프로그램들도 생산성을 높일 수 있는 기능이 추가되거나 강화되고 있다.


크롬 웹 스토어 생산성 카테고리의 생산성 확장 프로그램들

 

애플 웹 스토어 생산성 카테고리의 인기 앱들

생산성 툴을 고르는 다섯 가지 조건

필자는 1인 기업을 10년 정도 운영하면서 생산성을 높이기 위해 다양한 툴을 사용해보았다. 그동안의 경험을 바탕으로 효율적인 생산성 툴을 선택할 때 고려 사항들을 정리했다.

1) 유연한가?(Flexibility)
: 비즈니스를 할 때 쓰는 생산성 툴은 혼자서 개인적으로 쓰는 다이어리와는 다르다. 따라서 비즈니스를 위한 생산성 앱과 일상생활에 활용하기 위한 앱은 주요 기능도 다른 경우가 대부분이다. 필자는 이런 이유로 일과 일상을 함께 관리할 때 두 개의 앱을 같이 사용했던 경우가 많았다. 하지만 두 개의 앱이나 프로그램을 효과적으로 사용하는 기간은 오래가지 못했다. 둘 중에 하나에 집중하게 되기 때문이었다. 결국에는 비즈니스용으로도 쓸 수 있고 개인용으로도 쓸 수 있는 앱이 필요했다. 생산성 앱을 선택할 때 이러한 유연성은 생각보다 아주 중요하다.

2) 쉬운가?(Easy)
: 여기서 쉽다는 말은 사용이 쉽다는 것과 다른 사람에게 기능을 설명하기 쉬워야 한다는 것을 뜻한다. 생산성 앱은 프로젝트를 진행하면서 내부 사람들이나 외부 파트너, 협력 업체와 함께 업무적으로 편하게 활용할 수 있어야 한다. 당연히 활용하는 앱의 기능이나 메뉴 구성이 직관적으로 구성되어 있어야 업무를 진행하면서 효율을 높일 수 있다.

3) 대중적인가?(Public)
: 생산성 앱을 선택할 때는 대중성을 고려해야 한다. 대중성은 많은 사람이 사용할 수 있는 것을 말한다. 사용자가 많은 앱이나 프로그램을 사용하면 사용 중에 도움이 필요할 때 다른 사용자들에게 도움을 받기도 쉽고, 내부와 외부 파트너들과 협업을 할 때도 서로 잘 아는 앱이기 때문에 협업을 좀 더 쉽게 진행할 수 있다. 또 사용자가 많은 앱은 말 그대로 사용자가 많기 때문에 앱을 신뢰할 수 있다. 괜찮은 앱인 줄 알고 사용하다가 도중에 갑자기 서비스가 중단되어 앱 사용을 못해 당황했던 경험이 있다. 이런 경우를 피하기 위해서라도 일정 수준 이상의 사용자가 있는 앱이나 프로그램을 사용하는 것이 좋다.

4) 가벼운가?(Light)
: 사용할 앱이 얼마나 가벼운지도 중요한 고려 사항이다. 가볍다는 것은 프로그램을 사용하는 데 필요한 리소스(자원)가 작다는 것이다. 가벼운지 여부를 고려해야 하는 이유는 내가 가진 PC나 스마트폰, 태블릿 같은 하드웨어에서 사용할 수 있는 리소스가 모두 다르고, 내부와 외부에서 협업을 하는 파트너들이 가진 리소스가 다르기 때문이다. 따라서 가벼운 앱을 사용하면 나를 포함해 내부와 외부의 파트너들이 가진 리소스를 고려하지 않아도 되므로 편리하다. 추가로 고려해야 할 리소스에는 인터넷 환경이 있다. 필자의 경험상 국내에서는 거의 모든 지역이나 건물에서 인터넷을 사용하는 데 큰 어려움이 없지만 해외의 경우 우리나라보다 휠씬 열악한 인터넷 환경일 수 있다. 따라서 생산성 앱을 사용하는 데 필요한 리소스가 많이 요구되지 않는 앱을 선택해야 한다.

5) 클라우드를 지원하는가?(Cloud)
: 클라우드 기능은 같은 앱을 여러 개의 하드웨어에서 사용해도 하나의 계정으로 관리할 수 있으며, 실시간으로 다른 하드웨어에도 업데이트를 동기화해주는 기능이다. 생산선 앱은 하나의 하웨어에서만 사용하는 일이 드물다. 마치 우리가 다이어리를 쓰더라도 때에 따라 별도의 수첩을 가지고 다니는 경우와 같다. 우리는 PC에서 사용하던 앱이나 프로그램을 스마트폰과 태블릿 혹은 노트북에서도 사용한다. 이때 하나의 하드웨어에서 업데이트된 자료나 정보를 다른 하드웨어에서도 동일한 상태로 사용할 수 있어야 한다. 사실 클라우드를 지원해주지 않는 앱은 더는 생산성 앱으로 사용할 의미가 없다. 개인이 다양한 하드웨어를 사용하는 것이 일반적인 오늘날에는 반드시 클라우드 기능이 있는 생산성 앱을 사용해야 한다.