02. 보기 좋은 표, 활용할 수 있는 데이터를 위한 필수 상식

 

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엑셀을 간단한 계산 도구로 사용할지, 만능 문서 작성 도구로 사용할지는 사용하는 사람의 능력에 따라 갈립니다. 실무에 꼭 필요한 핵심 도구로써 엑셀을 사용하려면 가장 먼저 표와 데이터의 차이를 알고, 숫자와 문자 데이터를 확실하게 구분하는 것부터 시작해야 합니다.


표(서식)와 데이터를 구분해야 하는 이유

앞으로 알아볼 다양한 함수와 기능을 더욱 효과적으로 사용하려면 ‘표(서식)와 데이터의 차이’를 반드시 알아야 합니다. 장담하건대 표와 데이터의 차이만 확실하게 이해해도 여러분의 업무량을 90% 이상 단축시킬 수 있으며, 복잡한 함수 공식을 간단한 함수와 기능만으로 손쉽게 해결할 수도 있습니다.

표와 데이터는 겉으로 보기에는 상당히 비슷합니다. 다음과 같이 동일한 자료를 가지고 물류센터의 직원별 할당량을 표 형식(왼쪽)과 데이터 형식(오른쪽)으로 정리하였습니다. 아마도 대부분 왼쪽 표 형식에 익숙할 것입니다.

 

동일한 자료로 정리한 표(왼쪽)와 데이터(오른쪽)

 

 

표는 ‘사람이 보기에 편리하도록 시각화된 서식’입니다. 우리가 데이터 시각화라고 하면 흔히 차트나 그래프를 떠올리지만, 표 또한 시각화된 데이터의 한 종류이며, 대부분의 사용자는 보기에 더욱 편리하다는 이유로 데이터를 데이터 형식이 아닌 표 형식으로 관리합니다.

 

 

표는 시각화된 데이터의 한 종류입니다.

 

그렇다면, 표와 데이터를 제대로 구분하지 못하고 표 형식으로 데이터를 관리한다면 어떤 상황에서 어떤 문제가 발생할까요?

데이터를 정렬하거나 특정 값을 찾아야 할 때 표 형태로 데이터를 관리하면 값을 정렬하거나 최댓값 또는 최솟값을 찾아야 할 때 문제가 발생합니다. 예를 들어, 왼쪽 표에서 가장 큰 할당량 혹은 두 번째, 세 번째로 높은 할당량을 찾는다면 대부분 MAX 함수나 LARGE 함수를 사용할 것입니다. 하지만, 함수를 사용하기 위해 별도의 셀에 수식을 입력해야 되므로 번거로울 수 있습니다. 하지만, 오른쪽과 같이 올바른 데이터 형태로 관리했다면 정렬 기능으로 손쉽게 원하는 결과를 찾을 수 있습니다.

 

[G4:I19] 범위를 선택한 후 [데이터] 탭-[정렬 및 필터] 그룹에서 [필터]나 [정렬] 기능을 사용하면 특정 값을 손쉽게 찾을 수 있습니다.

 

새로운 데이터가 누적될 때 새로운 데이터가 계속해서 누적되는 상황이라면 표 형식으로 관리할 때 여러문제에 봉착하게 됩니다. 예를 들어 3월부터 직원 한 명이 그만두었고, 4월부터 새로운 데이터가 쌓인다면 아래처럼 표에 빈칸이 발생할 것이고, 가로 방향으로 계속해서 넓어질 것입니다. 이렇게 데이터가 누적되면 결국 복잡한 수식을 써야 하거나 한눈에 내용을 파악하기 어려워 업무에 지장이 생기게 됩니다.

 

새로운 구분자를 추가할 때 사례의 표에서는 ‘직원’과 ‘월’로만 구분하여 정리하였으나, 만약 ‘아파트, 주택’이라는 구분자를 추가한다면 어떻게 될까요? 행으로 구분해야 할까요? 아니면 열로 구분해야 할까요? 이렇게 구분자의 추가 위치에 따라 표의 전반적인 레이아웃을 다시 수정하는 작업을 진행해야 합니다.

 

표 형식으로 관리한다면 새로운 구분자가 추가될 때마다 전반적인 레이아웃을 변경해야 합니다.

 

단순히 가릴 때는 숨기지 말고 그룹으로 관리하자

엑셀로 작성한 문서를 여러 사람과 공유할 때 중요 내용만 표시하고자 계산에 사용된 범위를 숨기기 기능으로 가릴 때가 있습니다. 숨기기 기능을 활용하면 불필요한 범위를 가려서 원하는 내용을 강조할 수 있지만, 다른 사용자가 시트를 검토하기 위해 숨겨진 범위를 찾아서 다시 작업해야 하는 등 번거로운 상황이 발생할 수 있습니다. 그러므로 보안상의 문제가 아닌 단순히 보기 좋게 하기 위해 가리는 목적이라면 그룹 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 그룹 기능을 사용하면 평소에는 계산에 사용한 범위를 접어 놓고, 검토가 필요할때만 펼쳐서 손쉽게 확인할 수 있습니다.

tip
행/열 머리글을 클릭하거나 드래그해서 행/열을 선택하고 [마우스 우클릭] 후 [숨기기]를 선택하면 행/열을 숨길 수 있습니다.

그룹 적용 그룹 기능은 행과 열 모두 사용할 수 있습니다. 그룹으로 묶을 행 또는 열을 선택한 후 [데이터]탭-[개요] 그룹에서 [그룹]을 클릭하거나 단축키 Alt + Shift + 를 누르면 선택한 범위가 그룹으로 묶이고 행 또는 열 머리글 위로 [-] 버튼이 표시됩니다.

 

그룹으로 묶은 후에는 [+] 버튼을 클릭하여 펼치거나 [-] 버튼을 클릭하여 다시 가릴 수 있습니다.

 

tip
열 또는 행 범위를 선택할 때는 시트의 왼쪽에 [1,2,3,…]으로 표시된 열 머리글이나 위쪽에 [A,B,C,…]로 표시된 행 머리글에서 드래그합니다.

그룹 안에 또 다른 하위 그룹을 만들 수도 있으며, 최대 8단계까지 하위 그룹을 만들 수 있습니다. 그룹을만들면 [+], [-] 버튼과 함께 [1], [2], [3] 버튼도 추가되는데, 몇 단계로 그룹이 만들어졌는지 확인할 수있고, 번호 버튼을 클릭하여 해당 단계의 그룹을 일괄 펼치거나 접을 수도 있습니다.