04. 엑셀 데이터 관리의 기본 규칙

 

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데이터 관리를 위한 핵심 규칙,
세로 방향 블록 쌓기

최신 버전의 엑셀마저 제대로 지원하지 않는 열악한 현업에서 모든 데이터 관리 규칙을 지키는 것은 현실적으로 어려울 수 있습니다. 따라서 올바른 데이터 관리와 엑셀의 효율성을 200% 끌어올리기 위한 핵심 규칙 한 가지, 세로 방향 블록 쌓기만이라도 반드시 지키기를 권장합니다.

데이터 관리 = 세로 방향 블록 쌓기

세로 방향 블록 쌓기란 새로운 데이터는 아래 방향으로 추가하고, 새로운 항목은 오른쪽으로 추가하는 형태로 관리하는 것을 이야기합니다. 이렇게 데이터를 관리하면 많은 양의 데이터를 보다 편리하게 집계할 수 있고, 피벗 테이블과 슬라이서를 활용하여 데이터를 실시간으로 분석할 수도 있습니다. 

지속적인 데이터 관리에 가장 적합한 세로 방향 블록 쌓기 구조

 

 

다음과 같이 실무에서 세로 방향 블록 쌓기 규칙을 지키지 않고 데이터를 관리할 때 발생하는 대표적인 3가지 사례를 통해 세로 방향 블록 쌓기 규칙의 필요성을 확인해 보세요.


변경이 어려운 표 구조 문제 예를 들어 월별 매출 관리 데이터에서 매출을 보다 정확하게 관리하기 위해 오전과 오후로 시간대를 나누어 입력하기로 했을 때 아래에서 첫 번째 표에서는 수정하기 위해 대대적인 작업이 필요합니다. 하지만, 세로 방향 블록 쌓기 규칙을 지킨 데이터에서는 시간대 항목만 추가하면 됩니다.

세로 방향 블록 쌓기 규칙을 지키지 않았 을 때

 

세로 방향 블록 쌓기 규칙을 지켰을 때

 

피벗 테이블을 사용할 때 발생하는 제약 다음과 같이 가로 방향으로 일별 입고 내역을 관리했을 때 피벗 테이블을 삽입하면 필드 목록에 입고 일이 각각의 필드로 구분됩니다.

위와 같이 입고 일이 각 필드로 구분되면 어떤 문제가 발생할까요? 일별로 데이터를 정렬하거나 필터링해야 하는데 입고 일 필드가 나뉘어져 있으면 데이터 분석을 제대로 진행할 수 없을 뿐만 아니라 시간이 지날 수록 관리해야 하는 필드의 개수도 늘어나 관리의 어려움을 겪게 됩니다.


누적 데이터 취합의 어려움 아래 사례는 구매처별 주문목록이 월별 시트로 구분되어 있습니다. 메뉴는 세로 방향으로 작성했지만, 구매처가 오른쪽 방향으로 추가되어 세로 방향 블록 쌓기 규칙이 지켜지지 않았습니다. 그러다 보니 월별로 시트를 나누어 관리할 수밖에 없고, 필요에 따라 데이터를 취합하는 추가 작업을 해야 하는 번거로움이 발생합니다.

구매처가 세로 방향 블록 쌓기 규칙에 맞지 않는 표입니다.

 

또한 특정 월에 새로운 메뉴가 추가된다면 모든 시트의 새로운 메뉴를 추가하지 않는 이상 시트별 서로 다른 구조를 갖게 되어 다른 시트를 참조하는 수식을 사용했을 때 문제가 발생할 수 있습니다.

새로운 메뉴를 추가하여 시트별 구 조가 달라졌습니다.

 

위 사례의 데이터라면 [구매월], [구매처], [메뉴], [가격], [수량] 필드를 만들고 데이터를 세로 방향으로 누적하여 하나의 시트에서 데이터를 관리하면 구조 차이의 문제도 발생하지 않았을 것입니다.