10. 그룹 작업이라면 작업 공정표를 만들자 (마지막 회)

 

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POINT 중요한 것은 모두가 모이는 타이밍을 정하는 것

그룹이 함께 기획・프레젠테이션 작업을 하는 경우에는 프레젠테이션까지의 작업 공정표를 만듭니다. 이때 리본 프레임을 사용하면 알기 쉽게 스케줄을 짤 수 있습니다. 구체적으로는 작업 프로세스를 ‘가로축’에 적고, 누가 주체가 되어 작업하는지를 ‘세로축’에 적습니다. 그리고 작업 공정을 다음과 같이 크게 6가지 단계로 나눕니다.

단계 1. 오리엔테이션과 브레인스토밍
단계 2. 정보 수집과 현상 분석
단계 3. 과제 설정과 전략 세우기
단계 4. 대책 정밀화
단계 5. 기획서의 총괄과 전체 조감
단계 6. 프레젠테이션

스케줄표를 만들었다면 다음으로는 작업 주체를 결정합니다. 큰 범주로 나누면 ‘모두가 모여서 할 것인지, 아니면 개별 작업으로 할 것인지’입니다. 여기서 중요한 것은 모두가 모이는 타이밍을 정하는 것입니다.

프레젠테이션 전까지 모두가 모이는 타이밍은 다음과 같습니다.

단계 1. 오리엔테이션과 브레인스토밍
단계 3. 과제 설정과 전략 세우기
단계 5. 기획서의 총괄과 전체 조감

이렇게 3회가 적당합니다. 물론 모든 멤버가 참가하기 어려운 경우에는 각 팀의 대표 한 명만 참석해도 무방합니다. 이제 각 단계에서 주의할 점을 살펴봅니다.

 

▲ 작업 공정표의 예

 

단계 1

오리엔테이션은 모두 참가하기 어려운 경우가 많겠지만, 그 후의 브레인스토밍에는 가능하면 모두가 참가하는 것이 바람직합니다. 왜냐하면 오리엔테이션의 내용을 함께 공유함으로써 그때 떠오른 다양한 의견을 가능한 한 많이 리본 프레임에 담을 수 있기 때문입니다. 비록 분석, 과제, 전략이 아직 없더라도 오리엔테이션에서 떠올린 각자의 첫 느낌은 소중한 법입니다. 거기에는 대책도 포함될 가능성이 크며 이때의 아이디어를 이후 단계에 활용할 수 있습니다.


단계 3

기획서의 중심을 정하는 작업이므로, 깊이 있는 회의가 되기 쉽습니다. 미리 담당자가 과제와 전략 가설을 만들고, 그것을 바탕으로 논의하는 것이 효율적인 방식입니다.


단계 5

기획서를 누가 총괄할지 정합니다. 물론 이 단계 이전에 정해도 상관없습니다. 중요한 것은 기획서가 통일성 있게 보여야 한다는 점입니다. 그러려면 최종 조율자가 한 명이어야 바람직하다는 점은 말할 필요도 없겠죠. 과정 전체를 컨트롤하는 책임자의 역할도 중요합니다. 시시때때로 작업 진도를 체크하고, 적절하게스케줄을 변경합시다.


Check it!
- 작업 공정표를 만들면 편리하다.
- 구체적으로는 리본 프레임의 작업 프로세스를 ‘가로축’에 놓고, 담당자를 ‘세로축’에 놓은 후에 시간순으로 알 수 있도록 가시화한다.
- 전체 미팅은 기본적으로 3회가 적당하다.